Privacyverklaring

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze wettelijke en publieke taken goed te kunnen uitvoeren. Ook wanneer u zich bij ons meldt voor bijvoorbeeld schuldhulpverlening, een bijstandsuitkering, een vergunning, zorg of andere diensten, hebben wij uw gegevens nodig. U heeft er recht op dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Dat is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en in de Uitvoeringswet AVG (UAVG). 

In het algemene privacybeleid en het privacybeleid Wpg wordt aangegeven hoe aangegeven waarbinnen de gemeente IJsselstein uw persoonsgegevens verwerkt. Hierin wordt specifiek verwezen naar artikelen uit de AVG.

In deze privacyverklaring vindt u een kort overzicht van waar wij uw gegevens voor verwerken. Ook kunt u lezen welke grondslag hiervoor wordt gebruikt, of sprake is van uitwisseling van gegevens, en hoe uw persoonsgegevens worden beveiligd. Tot slot kunt u lezen hoelang uw persoonsgegevens worden bewaard.

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

De gemeente IJsselstein verwerkt uw persoonsgegevens om verschillende redenen. Bijvoorbeeld wanneer u zich meldt voor schuldhulpverlening of wanneer u een aanvraag doet voor een vergunning of wanneer u een identiteitsbewijs aanvraagt. Vanuit onze handhavende taak kunnen wij uw gegevens vastleggen en uitwisselen. Bijvoorbeeld wanneer u bepaalde regels heeft overtreden of wij daarvan een vermoeden hebben. 

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Meestal geeft u zelf uw persoonsgegevens aan ons, omdat wij die nodig hebben om u verder te helpen. Daarnaast is in de wet geregeld dat wij uw gegevens in sommige gevallen mogen opzoeken in systemen. Bijvoorbeeld de Basisregistratie Personen (BRP) of andere informatiesystemen. Soms ontvangen wij persoonsgegevens van andere partijen of wisselen wij gegevens met hen uit. 

Wanneer gegevens van u nodig zijn voor diensten die niet onder een wettelijke verplichting of een overheidstaak vallen, vragen wij u toestemming voor het verkrijgen en gebruiken van uw persoonsgegevens. Ook dan zullen wij uitleggen waarom die gegevens nodig zijn en met wie wij deze mogelijk delen. U wordt erop gewezen dat u in zo’n geval niet verplicht bent om uw persoonsgegevens aan ons te geven. U mag ook altijd uw toestemming weer intrekken.

Er vindt geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming plaats. Dit betekent dat wij geen digitale besluiten over u nemen zonder dat een medewerker van de gemeente IJsselstein dit heeft gecontroleerd. 

Wat is de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens door de gemeente IJsselstein?

Het college van burgemeesters en wethouders (B en W), de burgemeester en de gemeenteraad zijn binnen de gemeente de verwerkingsverantwoordelijken. Dit betekent dat zij bij het uitvoeren van hun (wettelijke) taken en verplichtingen eindverantwoordelijk zijn voor de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt.

Wij mogen niet zomaar uw persoonsgegevens verwerken. Hiervoor moet een wettelijke grondslag zijn. Deze grondslagen zijn te vinden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verwerking mag plaatsvinden:

  1. Om te voldoen aan een wettelijke plicht die wij uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het betalen van uitkeringen;
  2. Om een taak van algemeen belang te vervullen of het openbaar gezag van de gemeente IJsselstein uit te oefenen. Denk bijvoorbeeld aan het bestrijden van allerlei vormen van overlast.
  3. Voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en de gemeente IJsselstein. Denk bijvoorbeeld aan het huren van een pand van de gemeente IJsselstein. Wij hebben dan uw persoonsgegevens nodig;
  4. Om een ernstige bedreiging voor uw gezondheid te bestrijden. Stel dat u in het stadshuis bent en u heeft medische zorg nodig. Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken om u te helpen.
  5. Als u hiervoor toestemming geeft. U moet expliciet aan ons toestemming geven voor de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om altijd uw toestemming in te trekken. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat wij persoonsgegevens van mensen in een kwetsbare positie willen verstrekken aan andere organisaties, waar deze mensen (waarschijnlijk) nog niet bekend zijn. Zodat deze mensen hulp kunnen krijgen van die organisaties.
  6. Als er voor ons een gerechtvaardigd belang voor verwerking van uw persoonsgegevens bestaat. Denk bijvoorbeeld aan cameratoezicht in het gemeentehuis.

Ook hebben wij Buitengewoon Opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst. Wanneer zij persoonsgegevens verwerken voor hun opsporingsbevoegdheden bij overtredingen uit het strafrecht of bijvoorbeeld verkeersovertredingen, is de wet- en regelgeving van de Wet politiegegevens van toepassing. Hiervoor is een aparte privacyverklaring opgesteld.

Onderzoek

Wij gebruiken soms persoonsgegevens of geven deze aan anderen om onderzoek uit te voeren of te gebruiken voor statistische doeleinden. Er zijn dan drie mogelijkheden:

  • In de meeste gevallen maken we de gegevens anoniem, zodat niemand weet dat het onderzoek met uw gegevens wordt uitgevoerd.
  • Soms is het noodzakelijk om het onderzoek juist niet anoniem uit te voeren. In dat geval vragen wij van tevoren uw toestemming. Heeft u van tevoren al aangegeven dat u hier niet aan mee wilt doen? Dan gebruiken wij uw gegevens niet.
  • In uitzonderingsgevallen is het verkrijgen van uw toestemming niet mogelijk of niet wenselijk. Bijvoorbeeld als dit onevenredig veel tijd en moeite kost. Wij wegen dit altijd zorgvuldig af. U kunt hier wel altijd bezwaar tegen maken. Bovendien proberen wij in deze uitzonderingsgevallen uw gegevens ook altijd te anonimiseren of versleutelen. 

Wilt u niet dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor onderzoek? Laat het ons dan weten via privacy@ijsselstein.nl.

Uitwisseling van persoonsgegevens

Wij kunnen voor de uitoefening van onze taken en verantwoordelijkheden samenwerken met organisaties. Dit kunnen overheidsinstanties en andere partijen zijn. Deze uitwisseling moet veilig gebeuren. Uitwisseling gebeurt altijd op basis van een wettelijke grondslag of een samenwerkingsovereenkomst die wij sluiten met organisaties die uw gegevens in onze opdracht verwerken. Met die organisaties sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Ook de informatie van de partners met wie wij digitaal samenwerken is beschermd, en voldoen aan de regels van de AVG

De gemeente deelt geen persoonsgegevens met landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). 

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL)

De gemeente neemt deel aan de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (hierna: ‘WIL’). Zo is er een lokaal werkteam is opgericht, waarbinnen medewerkers van de WIL werkzaam zijn, aangestuurd door de gemeente voor de uitvoering van re-integratie en participatiedienstverlening voor inwoners van de gemeente. 

Het kan bijvoorbeeld zijn dat u leefgeld ontvangt vanuit de Regeling opvang ontheemde Oekraïners. Als u onder deze regeling valt, int de WIL in opdracht van de gemeente Houten, IJsselstein en Lopik de eigen bijdrage die door werkenden voor het leefgeld moet worden voldaan. Om de eigen bijdrage te berekenen, is het nodig dat de WIL persoonsgegevens van u verwerkt. De gemeente IJsselstein schakelt voor het uitvoeren van deze regeling de WIL in. Dit betekent dat de WIL voor de verwerking van persoonsgegevens optreedt als verwerker, de gemeente IJsselstein is de verwerkingsverantwoordelijke.

Het gaat hierbij om de volgende gegevens: 

  • NAW-gegevens
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geboorteland
  • Nationaliteit
  • Geslacht
  • Familiaire relatie
  • Cliëntnummer
  • Soort identiteitsbewijs
  • Nummer identiteitsbewijs
  • Opvangadres
  • Hoogte leefgeld (hoogte leefgeld, hoogte kledinggeld en totaal)
  • Inkomen
  • Eigen bijdrage ja/nee

Om uw aanvraag te beoordelen, heeft de WIL uw familiaire relatie nodig. Dit zijn de namen van uw familieleden en uw relatie tot hen. Deze gegevens heeft de WIL nodig, omdat de wet dat van ons vraagt. 

De WIL verwerkt de volgende gegevens van uw familieleden: 

  • Naam
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Relatie tot aanvrager

De WIL kan deze gegevens aan de gemeente IJsselstein doorgeven wanneer u uw eigen bijdrage niet binnen 14 dagen voldoet. De gemeente gaat dan met u in gesprek. 

De WIL bewaart deze gegevens tot 10 jaar nadat uw eigen bijdrage is geïnd. 

De privacyverklaring van het lokaal werkteam is hier te vinden. 

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo maakt de gemeente gebruik van beveiligde koppelingen, versleuteld e-mailen en twee-factor-authenticatie. Dit laatste betekent dat naast een wachtwoord een verificatiecode nodig is om in te loggen. Dit is op basis van de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). 

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Om te bepalen hoelang wij gegevens moeten bewaren, hanteren wij de selectielijsten van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Daarin staat:

  • hoelang de gemeente informatie moet bewaren;
  • welke informatie de gemeente na een bepaalde tijd moet vernietigen;
  • welke informatie de gemeente moet archiveren.

Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel, worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit betekent dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de ze niet meer naar u zijn te herleiden. 

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de gemeentelijke website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Dit is noodzakelijk voor de correcte en veilige werking van bijvoorbeeld zoekopdrachten, formulieren en de koppeling met DigiD. Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies. Zogenaamde tracking cookies worden niet gebruikt. Omdat het technisch niet mogelijk is om onze website te gebruiken zonder cookies, is de website niet bereikbaar als u de cookies uitzet in uw internetbrowser. 

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar oud, tenzij we toestemming hebben van ouders of voogd. Maar onze website kan niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Zo voorkomt u dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder uw toestemming.

Uw privacy rechten

Wat zijn uw privacyrechten?

De AVG bepaalt de rechten van personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de ‘rechten van betrokkenen’ genoemd. Hieronder vindt u een opsomming van uw recht als betrokkene. 

Recht op informatie

U heeft als betrokkene het recht om aan ons te vragen of uw persoonsgegevens worden verwerkt. 

Recht op inzage

U heeft als betrokkene de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, uw persoonsgegevens worden verwerkt. U kunt zonder het geven van een reden uw persoonsgegevens inzien of een afschrift (kopie) ontvangen. Op die manier moet voor u duidelijk worden waar de gegevens vandaan komen en met wie wij de gegevens eventueel delen of hebben gedeeld. U kunt alleen gegevens over uzelf opvragen, niet over anderen. Dit kan alleen als u kunt aantonen dat u gegevens namens iemand opvraagt en/of daarvoor toestemming heeft verkregen. 

Recht op rectificatie

Als duidelijk wordt dat uw persoonsgegevens niet kloppen, kunt u als betrokkenen een verzoek indienen bij ons om dit te corrigeren.

Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)

In gevallen waar u als betrokkene toestemming heeft gegeven aan ons om uw persoonsgegevens te verwerken, heeft u als betrokkenen het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. 

Recht op beperking van de verwerking

U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens als betrokkene te beperken als u van mening bent dat de persoonsgegevens onjuist zijn, niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzamelend of in strijd met de wet worden verwerkt. 

Recht op overdraagbaarheid (“recht op dataportabiliteit”)

U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat u gaat verhuizen naar een andere gemeente. U kunt dan een beroep doen op ‘het recht op overdraagbaarheid’ waardoor wij uw persoonsgegevens rechtstreeks overdragen aan de gemeente waarvan u inwoner bent geworden. 

Recht op bezwaar

U heeft als betrokkene het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Hebben wij een gerechtvaardigde grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunnen wij helaas uw verzoek niet goedkeuren. 

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u als betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan schriftelijk en via de e-mail (info@ijsselstein.nl) ingediend worden. Ook kunt u een balieverzoek doen (in dit geval moet u zich kunnen legitimeren). Wij hebben vier weken de tijd, vanaf het moment van ontvangst van uw verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken laten wij weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Is het verzoek complex? Dan hebben wij twee maanden extra de tijd. 

Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van u als betrokkene. Bent u 16 jaar of ouder? Dan kunt u zelf een beroep doen op uw rechten. Bent u tussen de 12 en 16 jaar oud? Dan kunt u samen met uw gezaghebbende ouders/voogd een beroep doen op uw rechten. Wanneer u jonger bent dan 12 jaar, dan moet uw gezaghebbende ouders/voogd dit doen.

Bezwaar maken

In het geval wij uw verzoek niet of niet geheel goedkeuren, wordt dit uitgelegd in onze reactie op één van voornoemde rechten. U heeft het recht op vastlegging hiervan in een beschikking. Hiertegen kunt u bezwaar aantekenen bij de verwerkingsverantwoordelijke. Meestal is dat het college van burgemeester en wethouders. In de beschikking staat aangegeven hoe u dit kunt doen. U leest hier meer over bezwaar maken.

Melden mogelijk datalek

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen. Toch kan het helaas voorkomen dat er een datalek ontstaat. Dit gebeurt als uw persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen of bijvoorbeeld door een fout verloren raken. In het geval u het vermoeden heeft dat er sprake is van een datalek verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk te melden. U kunt een melding doen door een e-mail te sturen naar privacy@ijsselstein.nl. Vermeld daarin het volgende:

  • Op welke datum kwam u erachter dat er mogelijk sprake is van een datalek?
  • Beschrijf zo goed mogelijk wat er is gebeurd. 

Twijfelt u of er sprake is van een datalek? Wij adviseren u toch een melding te doen via bovenstaand e-mailadres. 

Rekenkamer

De gemeenteraad heeft een bij wet verplichte rekenkamer (verder: rekenkamer) ingesteld. Deze onafhankelijke rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid dat door het gemeentebestuur wordt gevoerd. Hiervoor verwerkt de rekenkamer soms persoonsgegevens of bijzondere persoonsgegevens. Voorafgaand aan elk onderzoek weegt de rekenkamer zorgvuldig af welke persoonsgegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat zo min mogelijk gegevens gebruikt zullen worden. 

Indien daarvoor aanleiding bestaat kan de rekenkamer u vragen om bijzondere persoonsgegevens met de rekenkamer te delen. Hiervoor moet u dan eerst expliciete toestemming verlenen, voordat deze bijzondere persoonsgegevens door de rekenkamer verzameld kunnen worden. 

De rekenkamer kan ook om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête of  een interview. Sporadisch kan het voorkomen dat er om bijzondere persoonsgegevens gevraagd wordt als er een onderzoek gedaan wordt bijvoorbeeld in het sociaal domein. Ook kan het voorkomen dat de rekenkamer u toestemming vraagt om een (deel) van uw gemeentelijk dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens worden pas verzameld als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. 

Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming nemen wij uw naam en functie op in ons rapport.

De rekenkamer verwerkt soms ook persoonsgegevens die op grond van de Gemeentewet bij de gemeente of een gesubsidieerde instelling mogen worden opgevraagd. Zij zijn op grond van de Gemeentewet verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerkt de rekenkamer zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruikt de rekenkamer in haar rapport. 

De gebruikte (bijzondere) persoonsgegevens zullen door de rekenkamer nooit openbaar worden gemaakt of met anderen worden gedeeld. 

Van politici die verbonden zijn aan de gemeente IJsselstein registreert de rekenkamer naast de contactgegevens ook één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waarvan zij lid zijn. 

Bovengenoemde verwerkingen van de rekenkamer zijn opgenomen in het gemeentelijk verwerkingenregister. Voor de rest volgt de rekenkamer het hierboven genoemde privacybeleid- en reglement. 

Vragen en klachten

Functionaris Gegevensbescherming

Bij gemeente IJsselstein werkt een Functionaris voor gegevensbescherming (FG). De FG controleert of de gemeente zich houdt aan de privacywet. De FG kan:

  • informatie verzamelen over gegevensverwerkingen binnen de gemeente;
  • de verwerkingen analyseren en beoordelen of ze aan de wet voldoen;
  • informatie, adviezen en aanbevelingen geven aan de organisatie.

De FG voert zijn taken onafhankelijk uit. Dat wil zeggen dat hij geen inhoudelijke aanwijzingen krijgt van het bestuur. 

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door ons of in het geval u het niet eens bent met ons antwoord op bijvoorbeeld een privacyklacht. Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente IJsselstein, Jan Baas via privacy@ijsselstein.nl.

Bent u niet tevreden over ons handelen bij de omgang met uw privacy of het verwerken van uw persoonsgegevens? Of bent u van mening wij uw persoonsgegevens ten onrechte verwerken? Dan kunt u een klacht indienen bij ons. Wanneer wij er niet samen uitkomen, kunt u naar de rechter gaan. Hierover leest u meer in de afhandeling van de klacht. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Hierover leest u meer op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, bij ‘Klacht over gebruik persoonsgegevens’.